Комплект типовых нормативных документов по организации делопроизводства и документооборота на базе «

Цена рекомендованная  :  38 000 руб.

Купить  В корзину

Пособие представляет собой книгу формата А4 объемом 226 страниц. К книге приложен компакт-диск с различными материалами в электронном виде.
Основная цель издания – помочь провести подготовительные работы к внедрению программы 1С:Документооборот 8 КОРП в сжатые сроки и с минимальными трудозатратами.
Пособие содержит готовый комплект типовых нормативных документов по организации делопроизводства и документооборота и рекомендации по их использованию.
Пособие рассчитано на документоведов – организаторов документационного обеспечения управления, перед которыми стоит задача внедрения системы электронного документооборота, специалистов и консультантов в области нормативной методологии (регламентации бизнес-процессов, стандартизации документов), специалистов-управленцев.
На кого ориентировано пособие
Пособие ориентировано на организации, деятельность которых частично или полностью отвечает следующим параметрам:
высокая степень внешнего регулирования,
разветвленная организационная структура,
сложное взаимодействие подразделений,
значительный объем документов, в том числе договорной документации,
задача пройти сертификацию системы менеджмента качества,
численность персонала – от 60 человек.
Комплект нормативных документов
Издание содержит комплект нормативных документов и пояснения к ним:
Положение о делопроизводстве и документообороте,
Положение о Службе ДОУ,
Должностные инструкции сотрудников Службы ДОУ (6 документов),
Положение о работе с регламентной документацией,
Положение о работе с договорной документацией,
Положение о работе с организационно-распорядительной документацией.
Положение о делопроизводстве и документообороте
Положение включает 68 страниц и содержит методику ведения делопроизводства и документооборота на базе программы "1С:Документооборот 8 КОРП" с учетом функционального распределения ролей внутри Службы ДОУ.
В Положении отмечены все операции, выполнение которых необходимо проводить в программе "1С:Документооборот 8 КОРП".
Основные разделы Положения о делопроизводстве и документообороте:
Особенности электронного документооборота.
Правила делопроизводства. Общие требования к подготовке и оформлению документов (правила написания должностей, дат и цифр; параметры страниц, правила оформления реквизитов; оформление бланков документов; состав документов организации).
Правила документооборота (автоматизация документооборота; прием и первичная обработка документов; регистрация входящих/внутренних/исходящих документов; предварительное рассмотрение; порядок рассмотрения должностными лицами; порядок исполнения; контроль исполнения; создание документов; отправка документов; правила согласования; утверждение; учет и анализ объемов документооборота).
Документальный фонд организации (разработка и ведение номенклатуры дел; формирование дел и их текущее хранение; подготовка бумажных дел к передаче в архив; использование архивных документов; уничтожение документов).
Работа с печатями, штампами и бланками документов (порядок изготовления, учета, выдачи, хранения и использования).
Положение о Службе документационного обеспечения управления
Определяет цели и задачи, зону ответственности Службы. Распределяет функциональные обязанности между сотрудниками Службы. Выделяет функции технических исполнителей, специалистов и специалистов высокой квалификации.
Должностные инструкции сотрудников Службы ДОУ
(должностная инструкция начальника Службы ДОУ, должностная инструкция начальника Группы стандартов регламентации и управления документами, должностная инструкция начальника Группы учета и регистрации документов, должностная инструкция начальника Группы контроля и обеспечения принятия управленческих решений, должностная инструкция начальника Архива, должностная инструкция начальника Секретариата)
Закрепляют распределение задач и функций между сотрудниками Службы. Конкретизируют должностные обязанности сотрудников Службы: содержат перечень выполняемых операций, в том числе и в программе "1С:Документооборот 8 КОРП". Устанавливают квалификационные требования к должностям. Являются основой описания вакансий для службы подбора персонала. Позволяют новым сотрудникам быстро освоить должностные обязанности.
Положение о работе с регламентной документацией
Содержит правила и принципы формирования регламентной базы, методологию регламентации процессов, классификацию регламентных документов, требования к структуре и содержанию регламентных документов, правила актуализации, хранения и доступа к регламентным документам.
Положение о работе с договорной документацией
Определяет порядок разработки типовых форм договоров, описывает автоматизацию подготовки договора, порядок оформления, подписания и регистрации договоров, процедуру управления договорами с учетом возможностей программы "1С:Документооборот 8 КОРП", требования к структуре и содержанию документов, порядок подготовки, согласования и утверждения, а также порядок актуализации, учета и хранения документов.
Положение о работе с организационно-распорядительной документацией
Устанавливает полномочия руководителей по изданию различных распорядительных документов (приказ, решение и распоряжение), контроль и ответственность за их исполнение, требования к структуре и содержанию документов, порядок подготовки, согласования и утверждения, а также порядок актуализации, учета и хранения документов.
Все нормативные документы проиллюстрированы схемами бизнес-процессов.
Компакт-диск
На приложенном к книге диске находятся следующие материалы:
каталог "RTF" – нормативные документы в формате RTF (такие файлы могут быть открыты наиболее распространенными программами для работы с текстами);
каталог "PDF" – нормативные документы в формате PDF;
каталог "Схемы процессов" – схемы некоторых процессов, описанных в нормативных документах. Схемы представлены в формате GRS (графическая схема «1С:Предприятия 8»);
каталог "Демобаза" – файл выгрузки демонстрационной информационной базы «1С:Документооборот» версии 1.2.5.3 «1cv8.dt», которую можно использовать в качестве основы при внедрении программы «1С:Документооборот 8 КОРП».
Демонстрационная база данных
Демобаза представляет собой типовую модель организации делопроизводства и документооборота на примере Инвестиционно-строительного холдинга «Меркурий».
Демобаза показывает не все возможности программы, а только применение методики по организации делопроизводства и документооборота на базе программы «1С:Документооборот 8 КОРП».
В демобазе можно проследить этапы работы с различными видами документов, описанные в нормативно-методических материалах.
Демобаза может использоваться:
для демонстрации методики специалистам организации,
самостоятельного изучения методики специалистами организации,
создания новой информационной базы с уже готовыми настройками.
При создании действующей информационной базы рекомендуется использовать следующие настройки и элементы демобазы:
шаблоны процессов по видам документов,
виды документов,
шаблоны документов,
структура папок внутренних документов,
структура папок справочника «Файлы»,
номенклатура дел,
роли исполнителей,
примеры документов, размещенных в демобазе:
договоры,
проектная документация,
стандарты качества обслуживания клиентов,
заявка на разработку регламентного документа,
заявка на разработку типовой формы договора,
акты,
приказы.
Содержание методики
Методика основана на процессно-ориентированном подходе к системе управления организацией, ключевым принципом которого является перенос акцента с функций отдельного сотрудника на линейные процессы, имеющие конечный результат в виде продукта или услуги, т. е. значимым является достижение результата, а не выполнение задачи.
В методике разделяются функции отдельных сотрудников и структурных подразделений, которые зафиксированы в должностных инструкциях и положениях о подразделениях, и линейные связи между организационными единицами в виде поэтапного выполнения действий и передачи информации от одного подразделения другому.
Таким образом, каждая организационная единица наделена уникальным набором компетенций и становится составной частью процессов работы с документами. Участие отдельной организационной единицы отражается в регламентном документе в виде указания бизнес-роли и набора функций в рамках описываемого процесса.
Методика устанавливает правила работы с различными системами документации: организационно-распорядительная, организационно-правовая, информационно-справочная, договорная, регламентная.
Управление системами документации возложено на Службу документационного обеспечения управления, сотрудники которой выполняют не только те задачи, которые традиционно стоят перед делопроизводственной службой, но и отвечают:
за разработку стандартов документирования деятельности,
оценку качества создаваемой документации,
разработку требований к информации, включаемой в документы,
эксплуатацию системы электронного документооборота.
Методика реализуется путем внедрения комплекта взаимоувязанных нормативных документов, в которых детально изложены этапы организации делопроизводства и документооборота на базе программы "1С:Документооборот 8 КОРП":
организация работы Службы документационного обеспечения управления,
организация делопроизводственных процессов,
организация работы с различными системами документации,
организация единой системы принятия единоличных и коллегиальных управленческих решений,
регламентация бизнес-процессов организации и формирование регламентной базы,
создание единой управляемой документной системы.
Преимущества использования методики
Ощутимыми результатами использования методики по организации делопроизводства и документооборота на базе программы "1С:Документооборот 8 КОРП" является улучшение таких показателей работы компании, как качество, уровень сервиса, себестоимость товаров и услуг, а также скорость их оказания, что в конечном итоге напрямую влияет на ее конкурентоспособность.
Окупаемость организации делопроизводственных процессов на базе программы "1С:Документооборот 8 КОРП" происходит за счет:
сокращения сроков подготовки качественной документации, включая трудоемкий во всех организациях процесс согласования документов,
сокращения сроков поиска нужной информации,
сокращения трудоемкости выполнения типовых операций,
принятия эффективных управленческих решений на основе информации, обладающей оптимальной достоверностью, актуальностью и полнотой,
повышения исполнительской дисциплины,
оптимального распределения информационных потоков, которое влияет на общую эффективность работы сотрудников организации,
снижения влияния человеческого фактора при работе с документами и как следствие сокращения числа ошибок и случаев пропажи документов.

Назад в раздел